Seit dem 1. Januar 2007 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Geschäftsdokumente (und dazu zählen auch E-Mails) revisionssicher über 10 Jahre zu archivieren. Ferner gewährleistet ein zentrales E-Mail Archiv die strukturierte Ablage und Sicherung, schnelles Auffinden von Informationen und schützt effektiv vor Datenverlust.
Die rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben entsprechend HGB, Basel II, GDPdU, KonTraG und weiteren. Durch die nahtlose Integration in Outlook sowie Zugriff via Browser oder SmartPhone App können Anwender das Archiv durchsuchen und gelöschte Elemente wiederherstellen, ohne Änderungen im Archiv vornehmen zu können. Abhängig vom gebuchten System stehen Ihnen zusätzlich eine Revisorfunktion für Prüfungen mit 4-Augenprinzip zur Verfügung sowie eine Aufbewahrung in räumich getrennten Rechenzentren.
1.1. Zugriff via Web Browser
- Öffnen Sie folgende URL und melden sich mit Ihren normalen Exchange Zugangsdaten an:
- https://archive.hostedoffice.ag
1.2. Zugriff per Outlook Plug-In
- Zum Zugriff via Outlook steht Ihnen ein eigenes Plug-In zur Installation zur Verfügung.
- Systemvoraussetzungen: ab Outlook 2000, min. Windows 7 und .NET 4.5
- Download des Outlook Plugins (Deutsch): Outlook-Add-In-Installer-de.msi
- PDF Anleitung für die Anwender: Anleitung-Outlook-Add-In.pdf
1.3. Zugriff via SmartPhone App
- Laden Sie sich die SmartPhone App "Aeternum"
- Aeternum im Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.hornetsecurity.archive&hl=de - Aeternum im Apple iTunes Store
https://itunes.apple.com/de/app/aeternum-app/id1024438019?l=en&mt=8
2. Revisionszugang
Das Tool unterstützt für Prüfungen eine Revisorfunktion mit 4 Augenprinzip. Ein Revisor kann nur auf ausgewählte Bereiche zugreifen.
- Diesen können Sie im Exchange Kundencenter im Menüpunkt "Archivierung" bei Bedarf aktivieren.
- Danach klicken Sie auf "E-Mail-Archiv" und oben den Button "Revision starten"